Beschwerdeverfahren

Datum: Juni 2026

1. Zweck und Geltungsbereich

ID Genève Watches (im Folgenden „ID Genève“) verpflichtet sich, seine Geschäftstätigkeit auf verantwortungsvolle, ethische und transparente Weise auszuüben.

Diese Prozedur definiert:

• die Voraussetzungen, unter denen eine Beschwerde eingereicht werden kann

• die Verarbeitungsschritte und die damit verbundenen Fristen

• interne Zuständigkeiten

• die Schutzmaßnahmen, die Personen gewährt werden, die eine Beschwerde einreichen

• die Verfahren für die Nachverfolgung, den Abschluss und die jährliche Berichterstattung

2. Wer kann eine Beschwerde einreichen?

Jeder Interessent von ID Genève ist berechtigt, eine Beschwerde einzureichen, darunter:

• Mitarbeiter (Angestellte, freiberufliche Mitarbeiter, Praktikanten)

• Kunden

• Geschäftspartner und Lieferanten

• Mitglieder der Gemeinschaft oder Personen, die sich von den Aktivitäten von ID Genève betroffen fühlen

• alle anderen betroffenen Personen oder Organisationen

Anonyme Beschwerden werden akzeptiert. In solchen Fällen kann ID Geneva zwar nicht immer eine persönliche Nachverfolgung garantieren, die Beschwerde wird jedoch mit derselben Ernsthaftigkeit behandelt.

3. Zulässige Gründe

Eine Beschwerde kann sich auf einen oder mehrere der folgenden Gründe beziehen:

• Nichteinhaltung der internen Richtlinien von ID Genève (Verhaltenskodex, Nachhaltigkeitsrichtlinie)

• Unangemessenes Verhalten, Belästigung, Diskriminierung oder Verletzungen der Menschenwürde

• Negative Umweltauswirkungen im Zusammenhang mit den Tätigkeiten von ID Genève oder seinen Lieferanten

• Negative soziale Auswirkungen oder Menschenrechtsverletzungen

• Korruption, Interessenkonflikte oder Betrug

• Nichteinhaltung geltender Gesetze (Arbeitsrecht, Umweltrecht usw.)

• Irreführende Kommunikation oder Greenwashing

• Jedes andere Verhalten, das den Werten und Verpflichtungen von ID Genève zuwiderläuft

Beschwerden, die nicht in den Geltungsbereich fallen (z. B. geschäftliche Beschwerden bezüglich einer Bestellung oder eines Produkts), werden an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Darüber hinaus gelten Beschwerden, die keinen Bezug zu den Aktivitäten des Unternehmens haben, unzureichend dokumentiert sind oder in böser Absicht eingereicht werden, möglicherweise nicht als formelle Beschwerden.

4. Wie reicht man eine Beschwerde ein?

ID Genève bietet folgende Möglichkeit zur Einreichung einer Beschwerde:

Beschwerden sind ausschließlich über das Online-Formular auf der Website von ID Genève einzureichen: www.idwatch.ch/grievance

Dieses Formular steht allen internen und externen Beteiligten zur Verfügung. Anonyme Beschwerden werden akzeptiert.

5. Abwicklungsprozess

Schritt 1 – Entgegennahme und Bestätigung (Bearbeitungsdauer: 5 Werktage)

Nach Eingang einer Beschwerde hat der zuständige Beamte:

• erfasst die Beschwerde im Nachverfolgungsprotokoll (siehe Abschnitt 7)

• sendet dem Beschwerdeführer (sofern Kontaktdaten angegeben wurden) innerhalb von 5 Werktagen eine Empfangsbestätigung

• vergibt eine eindeutige Fallnummer

Schritt 2 – Erstprüfung (Dauer: 10 Werktage)

Der zuständige Sachbearbeiter prüft die Zulässigkeit der Beschwerde:

• Fällt die Beschwerde unter den in § 3 definierten Anwendungsbereich?

• Ist der Sachverhalt konkret genug, um untersucht zu werden?

• Liegt bei dem benannten Beamten ein Interessenkonflikt vor?

Wird die Beschwerde nicht anerkannt, wird der Beschwerdeführer innerhalb von 10 Werktagen schriftlich unter Angabe einer klaren Begründung benachrichtigt.

Im Falle eines bestätigten Interessenkonflikts wird der Fall an ein anderes Teammitglied oder an einen benannten neutralen Dritten (Schlichter) weitergeleitet.

Schritt 3 – Untersuchung und Klärung (Frist: 30 Kalendertage)

Bei anerkannten Beschwerden hat der zuständige Vorgesetzte:

• führt eine Untersuchung durch, die der Art und Schwere der Beschwerde angemessen ist

• kann vom Beschwerdeführer oder von internen Beteiligten weitere Informationen anfordern

• schlägt eine Lösung oder einen Plan für Abhilfemaßnahmen vor

• legt den Beschluss der Geschäftsleitung zur Genehmigung vor, wenn die Beschwerde schwerwiegend oder systembedingt ist

Die angestrebte Bearbeitungsfrist beträgt 30 Kalendertage ab dem Datum der Entgegennahme. Sollte diese Frist nicht eingehalten werden können, wird der Beschwerdeführer darüber informiert und erhält einen neuen voraussichtlichen Zeitrahmen.

Schritt 4 – Abschluss und Kommunikation

Nach Abschluss des Verfahrens hat der zuständige Manager:

• unterrichtet den Beschwerdeführer schriftlich über die Entscheidung (sofern Kontaktdaten angegeben wurden) und führt dabei die getroffenen Maßnahmen oder die getroffene Entscheidung im Einzelnen auf

• schließt den Fall im Nachverfolgungsprotokoll mit dem Abschlussdatum und einer Zusammenfassung der Lösung

• dokumentiert gewonnene Erkenntnisse, um die Arbeitsweise von ID Genève zu verbessern

6. Vertraulichkeit und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

6.1 Vertraulichkeit

Alle Informationen im Zusammenhang mit einer Beschwerde werden streng vertraulich behandelt. Sie werden nur an diejenigen weitergegeben, die unmittelbar an der Bearbeitung beteiligt sind.

Die personenbezogenen Daten der Beschwerdeführer werden gemäß der Datenschutzerklärung von ID Genève und dem geltenden Schweizer Recht (DSG) verarbeitet.

6.2 Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Jede Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person, die in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht hat, ist strengstens untersagt. Dieser Schutz gilt für alle Beteiligten, unabhängig davon, ob sie intern oder extern sind.

Jede nachgewiesene Vergeltungsmaßnahme stellt einen Verstoß gegen dieses Verfahren dar und kann zu Disziplinarmaßnahmen oder entsprechenden Abhilfemaßnahmen führen.

Wenn jemand der Ansicht ist, nach Einreichung einer Beschwerde Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt worden zu sein, kann er sich direkt an die Geschäftsleitung von ID Genève unter info@idwatch.ch wenden.

7. Beauftragter

ID Geneva benennt einen einzigen Mitarbeiter, der für die Bearbeitung von Beschwerden zuständig ist:

Beamter Nicolas Freudiger

Position Geschäftsführer

Kontakt grievance@idwatch.ch

Stellvertreter: Cédric Mulhauser (bei Abwesenheit oder Interessenkonflikt)

8. Nachverfolgungsregister und Jahresberichterstattung

Jede eingegangene Beschwerde wird im Beschwerderegister (separate Akte) erfasst. Das Register enthält mindestens folgende Angaben:

• eindeutige Fallnummer

• Eingangsdatum

• Art und Gegenstand der Beschwerde

• Status (In Bearbeitung / Gelöst / Abgelehnt / Geschlossen)

• Anmeldeschluss

• Zusammenfassung des Beschlusses

Einmal im Jahr erstellt der zuständige Manager eine Jahreszusammenfassung für die Geschäftsleitung, die Folgendes umfasst:

• die Anzahl der eingegangenen Beschwerden

• Aufschlüsselung nach Art des Grundes

• Lösungsquote und durchschnittliche Bearbeitungszeiten

• Korrekturmaßnahmen oder Verbesserungen

Wenn im Laufe des Jahres keine Beschwerden eingegangen sind, hält der zuständige Manager dies offiziell im Protokoll fest, um nachzuweisen, dass der Prozess funktioniert.

9. Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung

Dieses Verfahren wird mindestens alle 12 Monate oder bei Eintritt eines wesentlichen Ereignisses (schwerwiegende Beschwerde, Änderungen der gesetzlichen Bestimmungen) überprüft.

Jede Überarbeitung wird vor der Veröffentlichung von der Geschäftsleitung genehmigt.

Dieses Verfahren ist auf der Website von ID Genève öffentlich zugänglich und stellt ein offizielles Leitliniendokument dar.

Anhang – Überwachung und Rückverfolgbarkeit

Version: 1.0 – Juni 2026

Verantwortlicher: Nicolas Freudiger

Dieses Dokument wurde von der Geschäftsleitung von ID Genève genehmigt